为了理解机器人流程自动化(RPA)是如何用于重复任务和业务流程的自动化，人们必须首先以最简单的形式理解什么是业务和流程。为什么?因为流程是RPA和其他技术能力(例如人工智能和工作流管理)的基础。先从业务是什么开始，因为这是讨论的最高形式。业务由两个组件组成：任务或工作以及这些任务或工作的分布。另一方面，流程被封装在业务中，并包含具有输入、输出和执行这些任务的操作符的任务。为什么从这里开始?这一点很重要，因为在寻找RPA机会之前，必须首先了解自己希望其业务如何运作以及希望它实现什么，然后确定相关流程如何在功能和成就中发挥作用。
此外，在部署RPA之前，了解工作流管理是很重要的。不是可以互换使用流程意义上的工作流，而是与促进企业工作流的执行和监控有关的工作流。工作流管理的主要目的是确保人工任务和自动化任务之间的流程和工作流是同步的。流程和工作流管理之间的关系非常重要。这一点很重要，因为企业中的大多数流程都不是自动化的，而是由人管理的。人工管理工作项、跟踪它们、记录异常、确定任务优先级并将这些任务分配给工作人员是管理业务和流程的一种非常低效的方式。与其相反，以电子方式管理流程显著地增强了在工作流中工作的人员之间的流程通信和可见性。此外，将企业的流程数字化为其提供了一个显著的优势，可以近乎实时地公开流程数据，最重要的是可以获得必要的流程数据，以便开始思考可能存在的RPA机会。
现在了解RPA是什么。RPA只是让机器人实施人类的一些工作。它是一种解决方案，可以执行通常由人类执行的任务。扮演虚拟员工角色的是软件，而不是物理机器或结构。机器人不会解释为它们配置的其他含义，这意味着它们不能在结构良好的环境之外运行。它们是检查流程框的工具，但它们不是用来仔细思考或寻找更好的替代方案的，这是人类或人工智能系统的工作。正如人们所看到的，机器人可以成为劳动力的重要组成部分。机器人可以接管琐碎的日常任务，让人们专注于更高价值的活动和关键决策。
在这一点上，可以简单地理解什么是业务和流程，以及工作流如何成为机器人流程自动化的基础。因此，主张两个关键方面来证明机器人流程自动化，虚拟劳动力：数据和适应工作流程变化的能力，以及机器人带来的流程数据、适应性和灵活性。与流程度量相关的数据方面(例如，周期时间、容量等)、资源性能，以及来自价值流中其他集成功能的数据，对于任何持续改进工作都是非常有利的。相比之下，人工遍历多个数据源，并在价值流中无缝拼接这些数据，以确定机会在哪里。机器人的另一个优势是随着不断变化的业务需求的变化而具有的适应性和灵活性。
对于大多数运营遗留环境的企业来说，适应、改变、反应、进化和发展的能力是一项艰巨的工作。企业如何应对这一挑战呢?他们使用人员来填补遗留系统不能做的事情和产生流程输出之间的差距。使用这种传统技术和人员的结合会使企业的价值流膨胀。因此，通过使用机器人来取代原本由人类使用的能力，可以使流程更干净、更简单，从而优化业务和流程性能。
现在，人们已经了解了如何使用RPA来自动化人工和重复的流程，并提供一些建议，以避免陷入对RPA工作进行次优化的陷阱。首先，从企业高层开始，确定战略业务目标。其次，确定连接到这些战略业务目标的关键业务流程价值流。这最初的几个步骤将为开辟企业最初的RPA机会空间铺平道路。然后，在确定RPA部署空间之后，将目标锁定在驱动大部分价值流性能的子流程上。既然企业的机会空间已经定义，那么就可以在这些目标价值流中创建多个过程技术能力之间的整合，这将能够在技术能力之间建立工作关系。
这也将使企业的技术资产的投资回报率实现最大化。最后也是最重要的一点，使用良好的业务流程管理部署RPA。良好的业务流程管理需要实现、监控和保持机器人运行。让机器人工作起来很重要，因为机器人是优秀的员工。部署好的业务流程管理实践将使企业走上将业务、流程和技术功能整合为集成解决方案的道路。
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